英文メールは挨拶で印象が決まる?書き出しでセンスを見せる英語の挨拶とは?

英文メールは挨拶で印象が決まる?書き出しでセンスを見せる英語の挨拶とは?

英文メールを書く際「どう書き始めたらいいのかわからない」という方はいませんか?顔の見えない相手とやり取りをするメールでは、相手に失礼がないように、場面に合った挨拶文で書き出す必要があります。この記事では、様々な英文メールの挨拶文をご紹介します。

岡田さん

岡田さん

英語でメールを書く時、どう書き出せば良いのか挨拶の表現に迷うことがあります。

ミランダ

ミランダ

確かに、英文メールの書き出し方が分からない人は多いわよね。

岡田さん

岡田さん

印象の良いメールの書き出し方、教えてもらえますか?

ミランダ

ミランダ

もちろん!

センスが光る英文メールの挨拶とは?

頭を抱える男性

ビジネスの場面において、英語でメールを書く機会がある方は多いと思いますが、メールを書く際に意外と戸惑うのが、英語の書き出しなのではないでしょうか?

「どう書き始めたらいいのかわからない」「相手に失礼にならない書き出しってなんだろう?」と、中々書き始められない方は多いと思います。しかし、書き出しの挨拶の印象はとても重要です。この記事では、メールにおけるセンスの良い挨拶をご紹介していきます。
 

挨拶の前に

英文メールでは、挨拶文の前に必ず相手の名前を入れます。基本的には、「Dear」を使って宛名を書くことが多く、親しい友人からビジネスの重要な顧客、同僚や上司など、様々な相手に対して使うことができます。

親しい同僚や上司、友人宛て:「Dear + 下の名前」

Dear John,
ジョン様

Dear Miranda:
ミランダ様

◌説明
英語圏では、上司や目上の同僚とも下の名前で呼び合うのが一般的です。逆に「Mr.」や「Ms.」をつけて苗字で読んでしまうと、よそよそしい感じになってしまいます。カジュアルなメールには名前の後ろにカンマ「,」をつけますが、フォーマルな場合にはコロン「:」をつけます。

顧客や取引相手に対してのフォーマルなメール:「Dear+敬称+苗字(フルネーム)」

Dear Mr. Smith:
スミス様へ

Dear Ms. White:
ホワイト様へ

Dear Mr. Michel Smith:
マイケル・スミス様

◌説明
女性の敬称には、「Miss.(未婚女性)」、「Mrs.(既婚女性)」がありますが、未婚女性既婚女性どちらにも使える「Ms.」を使うのが一般的です。また、上記の例のように、敬称の後にピリオドを付けるのはアメリカ英語で、イギリス英語では、「Mr」や「Ms」のようにピリオドをつけません。

とても親しい相手:「Hello,(Hi,) + 下の名前」

親しい間柄の人に送る場合には、「Dear」ではなく「Hello,」や「Hi,」から始めることもできます。

Hello, Mike,
マイクさんへ/こんにちは、マイクさん

Hi, Sarah,
サラさんへ/やあ、サラさん

〇説明
「Hi,」は「Hello,」よりもカジュアルな表現です。
 

英文メールの挨拶①:「お元気ですか」などの定番挨拶

「hello」の文字

英文メールの書き出しは、会話と同じように「お元気ですか」などの挨拶文から始めるのが定番です。王道の英語表現は以下の通りです。

I hope this email finds you well.
お元気でお過ごしのことと思います。

◌説明
「find +人+状態」は「人が~の状態であるとわかる」という意味なので、直訳すると「このメールが、あなたが元気とわかるといいなと思います。」となります。カジュアル、フォーマル、どちらの場合でも使えます。

I hope you had a wonderful holiday.
よい休暇を過ごされたことを願います。

◌説明
日本語にするとぎこちない感じがしますが、相手が長い休暇から帰ってきた時に使う英語の定番表現です。相手への気遣いが感じられる、好印象な挨拶文です。

It was nice to meet you yesterday.
昨日お会いできて良かったです。

◌説明
これは、初めて会った日の翌日にフォローアップメールを送るときの書き出しです。お会いできて嬉しかったと言われて嫌な人はいません。ちなみに、「Nice to meet you.」と「Nice to see you.」は同じ意味ですが、「meet」は初めて会った人、「see」は知りあいや友人に対して使うので、使い分かれれるようにしておきましょう。

英文メールの挨拶②:感謝

「thank you」と書かれた手紙

メールの書き出しを感謝から始めることもあります。

Thank you for your prompt reply.
素早い返事をありがとうございます。

◌説明
promptは「素早い」という意味です。メールの返信を早く返してくれたことに感謝を伝える定番表現です。

Thank you so much for taking the time to meet with me to discuss the project.
プロジェクトについて話す時間を取ってくださり、大変感謝いたします。

◌説明
相手の時間を自分のために使ってくれたことに感謝を伝える表現です。

Thank you for showing interest in our service.
弊社サービスに興味を持っていただきありがとうございます。

◌説明
自社のサービスに関する問い合わせをしてくれた相手(顧客)に対して感謝を述べる書き出しです。

英文メールの挨拶③:お詫び

カップとチョコレート

英語メールの書き出しは、お詫びから始めることもあります。謝るべきことがある場合は、後回しにするよりもまず最初にお詫びから始める方が好印象です。

I’m sorry for not writing you soon.
すぐにメールをしなくてすみません。

I’m sorry for my late reply.
返信が遅くなり申し訳ございません。

◌説明
メールをすぐに送れなかった時や、返信が遅くなった時に使う定番の書き出しです。

英文メールの挨拶④:自己紹介

メールと花

メールを出す相手と面識がない場合には、メールの書き出しは自己紹介文から始めましょう。メールを書いている自分がどこの会社の誰なのか、身元を明らかにすることで相手も安心します。

My name is Miki Yoshida and am working for a trading company called ABC Trade.
吉田美紀と申します。ABCトレードという貿易会社に勤めております。

My name is Taro Tanaka, and I’m writing to ask for your assistance.
田中太郎と申します。ご協力いただきたいことがありまして、メールを差し上げております。

◌説明
「自分の自己紹介+メールの趣旨」という書き出し方は定番です。名乗ったあとにメールの趣旨を伝えることで、このメールの目的が何なのかがすぐに分かります。

英文メールの挨拶⑤:その他

握手

その他の、メールの書き出し方をご紹介しておきます。

I am writing this email to follow up the previous email I sent you two weeks ago.
2週間前にお送りした件につきまして、ご連絡差し上げております。

◌説明
2週間前にメールで問い合わせをしたもののその返信がなかった場合、その件が今どうなっているのかを再度問い合わせる時などに使います。

I just left you a voicemail but wanted to drop a line by email in case this is more convenient for you.
留守番電話にメッセージを入れましたが、メールの方がご都合がよいかと思い、メールにてご連絡させていただいております。

◌説明
「drop a line」で、「一筆入れる、手紙を書く」という意味です。電話を掛けたけど留守番電話になった相手に対して、念の為メールを入れておく際に使える表現です。「In case this is more inconvenient for you」という一文があることで、「メールの返信でもいいですよ」と相手に配慮した書き出しになっています。

英文メールの実例を見てみよう

PCを触っている

ここまでメールの書き出しの表現をご紹介してきましたが、これらの表現が実際にどのようにメールで使われているのか実例を見てみましょう。

カジュアルな英文メールの書き出し①

Hi, Jack!

Thank you for your email. It is always nice to hear from people, especially you, Jack. I hope you had a wonderful summer holiday.

こんにちは、ジャックさん!

メールをありがとうございます。特にジャックさんからのメールは嬉しいです。素敵な夏休みを過ごせましたか?

カジュアルな英文メールの書き出し②

Hello, Kate,

It was great to meet you at the dinner yesterday! I had a great time chatting with you about trip to Europe.

ケイトさんへ

昨日の夕食会でお会いできて、良かったです。ヨーロッパ旅行についてお話ができてとても有意義な時間を過ごせました。

フォーマルな英文メールの書き出し①

Dear Ms. Stone:

Following our telephone conversation, this is to confirm that an appointment has been made for you at our Physiotherapy Unit.

ストーン様

先ほどのお電話の件ですが、理学療法棟の予約が確定しましたので、お知らせいたします。
 

フォーマルな英文メールの書き出し②

Dear Professor Aline:

Hope this email finds you well. I’m writing today to invite you to our annual Business Conference, which will be held at our office on February 20, 2019.

アライン教授

お元気でしょうか。来たる2019年2月20日に弊所で行われるビジネス会議にご招待したく、ご連絡差し上げております。

◌説明

「~教授」や「~先生(お医者さん)」などは、それぞれ敬称として、「Professor」や「Dr.」を使います。

英文メールの挨拶まとめ

今回は、英文メールの挨拶の表現をご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか?英文メールには様々な書き出し方があるので、是非状況に合わせて使い分けてみてください。この記事が、皆様の英文メール作成の一助となりますように。
 

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