英文レターのフォーマット|英語のビジネス文書はテンプレートを使って正しく書こう!

英文レターのフォーマット|英語のビジネス文書はテンプレートを使って正しく書こう!

英語メールの書き方は知っていても、英文レターのフォーマットを知らない方は多いのではないでしょうか。メールが主流の現代ですが、ビジネス文書を送付する際に英文レターを書く機会はあります。この記事では、英文レターのフォーマットや書き出しの文例などをご紹介します。

岡田さん

岡田さん

アメリカの取引先にエアメールで文書を送りたいのですが、英文レターの書き方が分かりません。メールの書式で大丈夫でしょうか?

ミランダ

ミランダ

岡田さん、ビジネスレターとメールでは、少し書式が違うのよ。

岡田さん

岡田さん

そうなんですね。英文レターのフォーマットを教えてもらえますか?

英語のビジネス文書は正しいフォーマットで送ろう!

ビジネスレターのイメージです。
Photo byloufre

今や、ビジネスコミュニケーションツールの主流はメールの時代。早くて確実なので、ビジネスシーンにおいてメールはとても便利ですよね。しかしそんな現代でも、正式な文書を送るときなど、英語のビジネスレターを送付する機会はまだまだあります。この記事では、英文レター初心者の方や、改めてビジネスレターの書き方をおさらいしておきたい方のために、英文レターのフォーマットや書き出しの文例を、テンプレートを使ってご紹介していきます。

英文レターの正式フォーマットは2種類

英文レターのフォーマットには、アメリカ式(フルブロックスタイル)とイギリス式(フルインデントスタイル)の2種類があります。どちらを使っても失礼でも間違いでもありませんが、イギリス連邦国家(オーストラリア、カナダ、インド、シンガポールなど)にある会社であれば、イギリス式で書くことが多いです。過去に送付先と英文ビジネスレターを交換した経緯があれば、そのときの文書書式に従いましょう。

この記事では、アメリカ式(フルブロックスタイル)のフォーマットを主にご紹介していきますが、のちほどイギリス式との書き方の違いをご説明しますので、イギリス式フォーマットを使いたい方はそちらもご覧ください。

英文レターの基本フォーマット(アメリカ式)

住所のイメージです。
Photo byEngin_Akyurt

基本のフォーマットは以下のような構成になります。

  1. 差出人の会社住所、電話番号など
  2. 差出日
  3. 宛名、受取人の住所
  4. 敬辞:受取人への呼びかけ
  5. 件名 (省略可能)
  6. 本文の文章
  7. 結辞:結びの挨拶
  8. 署名
  9. 差出人の詳しい所属と住所、連絡先(会社住所と重複する場合は省略可能)
  10. 添付書類の一覧(添付している時のみ)

アメリカ式の場合、すべての項目の書き出しは「左寄せ」にします。それぞれ詳しい英語での書き方とルールを見ていきましょう。

差出人の会社住所

すでにレターヘッドが印刷されている場合はそれを利用し、改めてタイプする必要はありません。住所の書き方の順番は以下の通りです。

1行目:会社名
2行目:番地、町村名など
3行目:都市区名、都道府県名、郵便番号
4行目:国名(省略可)
5行目:電話、ファックス番号などを国番号から

【例】
GRIT Inc.
3rd Floor, Tamachi Dai 16 Building,
4-13-4 Shiba, Minato-ku, Tokyo, 108-0014
JAPAN
Tel:  +81 3-XXXX-XXXX / Fax: +81 3-XXXX-XXXX

差出日

アメリカ式は、月から書き出し、次に日にち、年の順で続けます。年は西暦を使い、曜日は入れません。様々な書き方がありますが、以下の例が一般的です。

【例】
January 1st, 2019
January 1, 2019
1/1/2019
Jan/1/2019

宛名・受取人の住所

手紙の宛名や受取人が分かっている場合は、書き出しを「宛先指定」の意味で「Attention」「Attn:」と始め、次にその人の名前、所属部署、社名と会社の住所を書きます。会社を宛名にする場合は、社名と会社の住所だけで構いません。順番は以下の通りです。

1行目:宛名(Mr.やMrs.などのタイトルを忘れないこと)と所属部署
2行目:社名
3行目:番地、町村名など
4行目:都市区名、都道府県名、郵便番号
5行目:国名(省略可)

【例】
Attn: Mr. David Taylor、Human Resources Department
ABC Inc.
5th Floor, ABC House
123 American Street, Los Angeles, CA 12345
USA

件名

英文レターの件名は省略されることも多いです。入れる場合は、一目で内容が分かるように簡潔な文章にします。以下のように「大文字にする」「ブロック体にする」「アンダーラインを引く」「Subject:」とつけるなどの方法があります。

【例】
ENQUIRY: YOUR NEW PRODUCT
貴社の新商品についての問い合わせ

Request for job application pack
求職者用説明書の請求

Subject: Invitation to product meeting
件名:商品ミーティングへのご招待

敬辞:受取人への呼びかけ

英語のビジネスレターの書き出しは、原則メールと一緒で「Dear XX」から始まります。アメリカ式では、敬辞の後に「:」(セミコロン)をつけます。以下に代表的な敬辞をご紹介します。

To Whom It May Concern:
関係者各位

不特定多数の人に使えます。

Dear Customer:
お客様各位

Ladies and Gentlemen:
皆様

特定の人を指定せず、部署、会社全体に宛てた場合に使います。

Dear Mr. Smith:
スミス様

本文の文章

文章の書き出しはすべて左寄せで、読み易いように適宜改行し、段落も分けます。以下に代表的な書き出しの文例をご紹介します。

資料請求などの書き出し文例

I am writing to ask for a job application pack for the role advertised on your website.
貴社のサイトに掲載されていた仕事の求職者用資料についてお尋ねしたく、お手紙差し上げました。

尋ねられた資料を送る場合などの書き出し文例

Thank you very much for your interests in our advertised position. Please find an application pack enclosed.
弊社の職種にご興味を頂きましてありがとうございます。同封させていただきました求職者用資料をご高覧下さい。

新店舗のお知らせなどの書き出し文例

We are excited to announce the opening of the newest shop on the Princes Street, North California.
北カリフォルニアのプリンセス通りにオープンする新店舗の開店を、謹んでお知らせいたします。

結辞:結びの挨拶

日本語の手紙で使う「敬具、敬白」などにあたる言葉です。宛名に書かれた人との親しさの度合いで表現が変わります。代表的な結辞の文例をご紹介します。

フォーマルな場合(特に宛名が不特定多数の場合)

Sincerely yours,
Yours faithfully,
Sincerely, 

セミフォーマルな場合(Dear XXとして宛名の人物と面識がある場合)

Kind regards,
Truly yours,

この場合、上記のフォーマルな結辞も使えます。

カジュアルな場合(同僚、友人など)

Best Wishes,
Best,

署名

英文レターは、必ず手書きで署名します。署名の下には、タイプした差出人の姓名、もし役職があれば姓名の下に役職名を入れます。東洋人の性別が分かりにくい名前には、「Mr.」や「Ms.」などを入れておくと親切です。

差出人の詳しい所属と住所、連絡先

差出人本人の所属先を、部署名、会社名、電話番号、メールアドレスなどと一緒にいれます。会社住所や連絡先が最初のレターヘッドと重複する場合は省略しても構いません。書き順は上でご紹介した住所の書き方と同じです。

【例】
Customer Services
GRIT Inc.
3rd Floor, Tamachi Dai 16 Building,
4-13-4 Shiba, Minato-ku, Tokyo, 108-0014
Tel  +81 3-XXXX-XXXX Fax +81 3-XXXX-XXXX
Email: Taro.Yamada@grit.co.jp

同封書類一覧(同封している時のみ)

同封書類がある場合には、以下のように一覧をつけておきます。

【例】
Enclosure:
Corporate brochure
Health Questionnaire
同封書類:
会社概要
問診表

英文レターのフォーマット・文例テンプレート

ビジネスレターのイメージです。
Photo byFree-Photos

以上をふまえて、簡単な英文ビジネスレターのテンプレートをご紹介します。
                                                           
GRIT Inc.
3rd Floor, Tamachi Dai 16 Building,
4-13-4 Shiba, Minato-ku, Tokyo, 108-0014
JAPAN
Tel:  +81 3-XXXX-XXXX / Fax: +81 3-XXXX-XXXX

January 1st, 2019

Attn: Mr. David Taylor, Customer Department
ABC Inc.
5th Floor, ABC House
123 American Street, Los Angeles, CA 12345
USA

Dear Mr Taylor:

ENQUIRY FOR YOUR NEW PRODUCT, ZZZ

I am writing to ask for a brochure regarding your new product, ZZZ, advertised on your website.
It would be appreciated it if you could kindly send the brochure to my address below.

Thank you for your time.

Yours sincerely,
署名
Mr. Taro Yamada
Information officer


Information Department
GRIT Inc.
3rd Floor, Tamachi Dai 16 Building,
4-13-4 Shiba, Minato-ku, Tokyo, 108-0014
JAPAN
Tel:  +81 3-XXXX-XXXX: Fax: +81 3-XXXX-XXXX
Email: Taro.Yamada@Grit.co.jp


英語文書を送るのが初めての方でも、テンプレートを利用すれば安心です。

イギリス方式の英文レターフォーマット

イギリス方式でビジネス英文レターを書きたい方のために、アメリカ方式との主な違いを記しておきます。
  1. 1番上の差出人の住所、連絡先は右寄せ
  2. 日付けの書き方は、日、月、年の順例】1st January, 2019, 1/1/2019
  3. 敬辞の後はセミコロンではなくカンマ(,)【例】Mr. Smith,
  4. 件名をつける場合は左寄せではなく中央
  5. 本文の文章は左寄せだが、各段落の文章の最初は5文字分インデント
  6. 結辞、署名、差出人の住所、連絡先は右寄せ

テンプレートに沿えば英文レターは怖くない!

ビジネスで成功のイメージです。
Photo byrawpixel

いかがでしたか?ビジネスレターのフォーマットは昔から形式が決まっているものなので、今回ご紹介したテンプレートを使って書いていけば、大抵の文書は問題ありません。最近ではアメリカ式とイギリス式が混ざってしまっているビジネスレターも多々見かけますが、基本的にはどちらかのフォーマットに統一して書くようにしましょう。慣れてしまえば簡単なので、テンプレートを使ってどんどん書いてみて下さい!

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