英語で議事録を作成するには？会議で使える単語やフォーマットなどを紹介！

会議が行われた場合には通常会議録・議事録が作成されます。そして最近は企業やその他の団体においても会議がグローバル規模で行われることも多くなり、参加者全員が英語で会話するという会議もめずらしくありません。その場合には、もちろん会議録・議事録も英語で作成することになります。

例えば、あなたがそのようなグローバルな会議の参加者で、会議の主催者である取締役から会議録・議事録担当として指名された場合、あわてずに対応できますか？

ここでは、「英語で会議録・議事録の作成って、どうしたらいいんだろう？」という方に、英語で会議録・議事録を作成できる方法をご紹介します。また、英語の会議録・議事録とはどのようなものかご興味ある方も是非ご覧ください。

会議録・議事録は、企業において会議をしたらその記録として作成されるものです。会議録・議事録には重要な役割が3つあります。

1. 会議の参加者以外に会議の内容を共有する(特に会議の欠席者に対して)
2. 会議での決議事項の確認
3. 次のステップ・アクションへの指標

英語の会議録・議事録を作成するには、専用のフォーマットがあります。そのフォーマットを活用すれば簡単に会議録・議事録を作成できます。以下会議録・議事録のフォーマットに関して説明していきます。

英語で「会議録・議事録」は「minutes」といい、「簡潔に書かれた書類」という意味をもちます。つまり「minutes(会議録・議事録)」は会議後に正確かつ簡潔に書かれた書類ということです。

会議後に素早く「minutes(会議録・議事録)」を作成するためには、事前にフォーマットを準備し活用することが大切です。

「minutes(会議録・議事録)」作成に必要な内容はある程度決まっているので準備は簡単です。実際にフォーマットの基本的な記載事項をみていきましょう。

• 「Name of organization(会議が行われる組織の名前)」
• 「Type of meeting(会議の種類)」
• 「Date, Time, and Place(会議が行われる日時・場所)」
• 「Name of chairman or meeting leader and secretary(会議の主催者と書記担当)」
• 「List of attendees or absentees(会議の参加者と欠席者)」
• 「Agenda(議題)」これは任意
• 「Business(議題に関する決議)」

「minutes(会議録・議事録)」のフォーマットに実際に記載していくのは基本的には会議後になりますが、会議前であっても「minutes(会議録・議事録)」のフォーマットに記載していくことができる項目もあります。時間短縮にもなるのであらかじめ記載できる内容は入力していきます。

ここではフォーマットの記載事項と会議前の段階で「minutes(会議録・議事録)」のフォーマットにどのように英語で入力していくかを説明します。

まずはどの組織での会議なのかがわかるように、会議が行われる組織の名前を記載します。会社の中での部署の会議であれば、その部署名を記載していきましょう。いくつかの代表的な会社の部署名を、英語でどのように表記するかみていきましょう。

英語で表記する部署名

会議には1年に1回だけ開かれる会議から週に1回開かれる会議まで様々です。また、特別に臨時に開かれる会議ということもあるでしょう。その会議がどのような種類の会議かを記載していきます。英語で表記する会議の種類はおもに下記となります。

英語で表記する会議の種類

会議がいつどこで行われたのかを記載します。最近はグローバルの会議もあるので、会議に他の国からスカイプやテレビ会議での参加者がいる場合は、標準となる国の時間を記載するようにしましょう。日本がメインで開かれる会議ならば、「9:00a.m.～9:50a.m.JST」と記載します。「JST」は「日本標準時間」の略です。開始時間と終了時間を記載することになるので、この項目は会議後に入力することになります。

会議の主催者と書記者の名前を記載します。例えば会議の主催者が取締役だった場合は、「Taro Tanaka,Director(タナカタロウ,取締役)」という名前が先で役職が後という記載になります。相手がたとえ取締役等の役員であったとしてもアメリカでは「Mr, Ms」といった敬称は省略するのが一般的です。

書記者は自分なので、自分の名前を記載しておきましょう。こちらも事前に記載することが可能です。

会議の参加者と欠席者は会議後に記載します。会議で議決するのに必要な定足数というものがあります。議決をとる会議の場合はその定足数を満たすか否かをはっきりさせる為に、参加者と欠席者を把握する必要があります。その他にも、欠席者に後日情報共有するためにも欠席者の把握は重要になってきます。記載の仕方は「Taro Tanaka,Director(タナカタロウ,取締役)」という形になります。

主な役職を英語でどのように表記するのかは下記をご覧ください。会社によっては独自の英語表記の役職名を採用しているところもあると思います。その場合は会社独自の表記で記載します。

また会議当日、出席表を配布して参加者に自分の名前と肩書を記載する形を採用するのも良いと思います。社長や取締役などの役員含め多数出席するような会議では、書記者の自分が把握していない方も出席している可能性もあるからです。

英語で表記する役職名

「Agenda(議題)」に関しては「minutes(会議録・議事録)」フォーマットとは別に作成し、会議前に出席予定者に配布している場合が多いため、「minutes(会議録・議事録)」フォーマットに必須の事項ではありませんが、記載しておけば会議をスムーズに進める手助けになります。

その際、議題を論じるにあたっての論点がわかっていれば記載することもおすすめします。議題とその発表者も「minutes(会議録・議事録)」に記載しておきましょう。

取締役等の役付きの方が発表者であっても、この場合は名前のみでよいでしょう。その他内容の記載は、「To＋動詞(～すること)」という形か「動詞＋ing」の動名詞などや短い文章で構成するようにしましょう。

Agenda/議題の記載例

実際に会議でどのような内容を採決をし、決議していったかの記録です。こちらは、会議後に記載します。「英語で会議録・議事録を作成するコツ④会議録・議事録の書き起こしのポイントをつかもう」の項で詳しく説明していきます。

さあ、いよいよ会議の日です。会議の日は「minutes(会議録・議事録)」作成のために記録を残すことに集中できるように、パソコンなり手書き用のメモを前もって準備しておきましょう。パソコンでの入力が早くて得意であればパソコンを、手書きが得意であれば筆記用具とメモを用意しましょう。

パソコンを使用する場合には、事前に専用のフォルダを作っておくとよいでしょう。また、パソコンに不具合が生じたときに慌てないために、バックアップ用のパソコンをもう1台用意をしておくと、万が一の事態が起きてもあわてずに対応できます。

さあ、緊張した会議が終わりました。できるだけ早く「mitutes(会議録・議事録)」の作成に取り掛かりましょう。ここでは「mitutes(会議録・議事録)」の書き起こしのポイントについてご説明します。

会議が終わったらできるだけ早く、まだ自分の中で会議の内容や参加者の発言の記憶が鮮明なうちに会議録・議事録を作成することに取り組みましょう。下記が会議録・議事録を作成するにあたって大事なポイントです。

英語のスペルと文法の間違いがないように注意しましょう。英語のスペルや簡単な文法の間違いに関しては自動でチェックしてくれるアプリケーションもあるので、必要であれば使いましょう。

minutes(議事録・会議録)中の文章の時制を統一しましょう。過去形で記載するのであればすべて過去形で、現在形で記載するのであればすべて現在形の形にします。過去形と現在形が混在しないようにしましょう。

議事録を作成するにあたっては、できるだけ客観的に記載するようにします。たとえ自分が意見を持っていたとしても、それを議事録を作成するときに反映させないようにします。

議事録を作成するにあたっては、できるだけ簡潔な表現で記載するようにします。言葉を過度に修飾する必要はなく、また、あいまいな表現は避けるようにしましょう。

議事録を作成するにあたっては、取締役などの会議の主催者から会議中の議論の内容に関しても記載するようにと指示された場合以外は、決議事項としては会議中で行われた採決を中心に記載するようにします。

実際会議中に行われた採決を中心に決議事項を記載したサンプルは下記です。会議ではいくつかの動議を採決していく形になることが多いと思います。誰がその案件に関して動議したのか、そしてその結果を1つ1つを丁寧に記載していきます。
 

Business
(議題に関する決議)

・Motion: Director T Tanaka made a motion to hold a special seminar
(動議：田中取締役からの特別研修を行うことに関しての動議が出された)
Vote:5 for, 1 opposed
(参加者投票結果：賛成５、反対１)
Resolved: Motion carried
(結果：動議可決)

・Motion：Director J Thomas made a motion to get rid of the worst seller.
 (動議：トーマス取締役から最低成績の売り手を排除すること)
Vote:3for, 5 opposed
(参加者投票結果：賛成3、反対5) 
Resolved: Motion failed
(結果：動議否決)

ここでは、英語で「minutes(会議録・議事録)」を作成することについてご紹介していきました。英語の「minutes(会議録・議事録)」は思っているより簡略化され作成しやすいものだったのではないでしょうか。いくつかの会議を経験していけば、いつかはスムーズに作成もできるようになると思います。グローバルな時代、いつ英語会議において書記担当となってもいいように英語の「minutes(会議録・議事録)」の基本形はおさえておかれてはいかがでしょうか。