電話応対のビジネス英語マニュアル｜電話に出た時のとっさの英語にもう焦らない！

英会話には一定の自信を持っていても、相手の見えない電話での英会話は緊張してしまうという方はいらっしゃるのではないでしょうか？

特に、心の準備が出来ていない時、突然「Hello」と英語が聞こえたら焦ってしまいますよね。

海外では、日本ほど電話応対のビジネスマナーは厳しくありません。

様々な国の会社に電話をかけた経験がありますが、日本の様に3コール以内に出て「お電話ありがとうございます。〇〇会社〇〇部の〇〇でございます。」とマニュアル的な電話応対をされたことは少ないです。したがってビジネス英会話とは言え、あまり緊張する必要はありません。

この記事では、とっさの英語での電話応対にも落ち着いて対応できるように、電話応対で使われるビジネス英会話の表現をご紹介します。

ここではまず、電話に関する基本的な表現をご紹介します。

「電話」を意味する「telephone」や「phone」は、「電話をかける」という動詞としても使うことができます。他にも「call」、更には古い表現で現在はあまり使われませんが「ring」も同じ意味として使われます。

I will call you later.
I will give you a call later.
I will phone you later.
I will telephone you later.
I will ring you later.
後で電話します。

いずれも同じ意味ですが、「call」を使う表現が最も一般的です。

「電話が自分にかかってきた」時には以下のように言うことができます。

I got a phone call from my father this morning.
I had a phone call from my father this morning.
I received a phone call from my father this morning.
今朝、父から電話がかかって来ました。

上記はいずれも同じ意味ですが、「got」⇒「had」⇒「received」の順序で、よりフォーマルな印象になります。

次は「電話に出る」行為の表現です。

Please pick up the phone for me.
Please answer the phone call for me.
私の代わりに電話に出てもらえますか？

「pick up the phone」は、文字通り「受話器を取る」という表現です。

「電話をつなぐ」ことは、ビジネス英会話では下記のように表現されます。

I will transfer your call to Mr. Tanaka.
I will put you through to Mr. Tanaka
田中さんに電話をおつなぎします。

「transfer call」は「電話を転送する」という意味ですが、職場で電話をつなぐ時に使われる表現です。一方で「put you through」も頻繁に使う表現で、電話応対のビジネス英会語のマニュアルには必ず掲載されていますので、是非使ってみて下さい。

ここからは、ビジネスシーンで想定される電話応対の具体的なフレーズをご紹介していきます。様々な表現方法がありますが、今回は基本のマニュアル的な表現に特化します。

まず、電話に出る時の基本表現は以下です。

Hello, this is 〇〇 Corporation. How may I help you?
こちら〇〇コーポレーションです。ご用件をお伺い致します。

「Hello」は日本語の「もしもし」にあたる言葉で、ビジネス英会話に限らず電話に出る時に使われます。時間帯に応じて、「Good morning」や「Good afternoon」に変えても良いです。

それでは、それぞれのケースごとに電話応対の表現をみていきましょう。

自分が受けた電話が自分宛てだった場合の応対は下記の通りです。

「This is he / This is she」は「This is him / This is her」ではないので注意して下さい。「(Yes), speaking.」という表現もよく使われます。

「It's me」という表現は、友人間の会話であれば問題ないですが、ビジネス英会話となるとカジュアル過ぎてしまいます。

今度は社内の担当者に電話をつなぐ場合の表現です。

「May I have your name, please?」という表現でも良いのですが、上記の「どちら様でしょうか？」というぼやかした表現の方が、より丁寧な印象を受けます。電話をつなぐ際には、「少々お待ち下さい。」というフレーズをつけるようにしましょう。

「One moment please, I will put you through.」以外にも、「Hold on please, I will transfer your call.」という表現もよく使います。

電話をつなごうとしたけれど、担当者が別の電話に出ているという場合もありますよね。そんな時には以下のような表現で状況を説明します。

「I'm afraid his line is busy right now.」という表現もよく使います。

一方で担当者が不在の場合は下記のように言います。

離席中以外にも「in a meeting（会議中）」「out of office （外出中）」「on a business trip（出張中）」「taking a day off （お休み）」などの表現もよく使います。

不在を伝えた後で、電話をかけてきた人の要望を聞くと丁寧です。

伝言の有無を尋ねれば、「Ask him to call me back when he is back（戻ったら電話を下さい）」のように次のアクションにつながります。

下記の動画では、電話応対の良し悪しをドラマ仕立てで紹介しています。英語学習者向けの動画ではなく、ビジネスマナー講座用の動画です。字幕も表示できるので、前半と後半の電話応対の違いに注目して見てみて下さい。

こちらから電話をかける場合は、準備をして自分のペースでかけることができるので、マニュアルなどをチェックして落ち着いてチャレンジしましょう。基本の表現は電話を受ける際に使用した表現と同じです。

電話をかけた際には、まず自分の名前を名乗ります。

Hello, this is Okada from 〇〇 Corporation. 
こちら〇〇コーポレーションの岡田です。

日本語とは語順が逆で、まずは本人の名前、その後で会社名となります。

それではケースごとに表現をみていきましょう。

電話をつないでもらう表現は、先程ご紹介した通りです。

May I speak to Ms. Lee, please.
リーさんをお願いできますか？

せっかく電話したのにお目当ての担当者が不在だった場合のフレーズです。

I will call her again tomorrow.
また明日こちらから電話をします。

Could you please ask her to call me back.
戻られたら折り返し電話をお願いします。

Could you please tell her that I will be sending signed contract shortly.
サインした契約書を近日中に発送するとお伝えいただけますか？

この記事では、ビジネス英会話における電話応対フレーズについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか？

電話応対は顔の表情やジェスチャーが見えないため、実際に会ってコミュニケーションを取るよりも少し難しいですが、コツは基本フレーズをしっかりと覚えて落ち着いて対応することです。

また、聞き取れなければ以下のようなフレーズで委縮せずに聞き直すのも大切です。

Could you repeat again, please？
恐れ入りますが、もう一度お願いできますか？

何度も聞き返すのが恥ずかしくなった場合のとっておきの裏技フレーズもご紹介しておきます。

Sorry, it seems we have a bad (telephone) connection...
すみません、回線の接続状態が良くないようで、、、。

最後に、電話応対におけるビジネス英語のコツをまとめます。